MENGURANGI ANGGARAN TI

Tidak ada yang suka diberi anggaran sedikit, tapi pada sebagian besar organisasi semua bagian anggarannya dikurangi—dan itu termasuk TI.

PERTANYAANNYA adalah bukan mengurangi anggaran, tapi bagaimana melakukannya supaya tidak mempersulit organisasi dan karyawan. Kita lihat beberapa cara yang untuk menghemat dengan melakukan perubahan kecil (dan tidak begitu kecil).

Tunda Upgrade yang Tidak Perlu

Jika bagian TI Anda mempunyai kebiasaan meng-upgrade ke operating system versi terbaru segera setelah diluncurkan (atau segera setelah service pack dirilis, atau jangka waktu lainnya), pertimbangkan lagi hal tersebut. Apakah Anda benar-benar perlu fitur yang ditawarkan oleh OS yang baru? Apakah fitur tersebut benar-benar meningkatkan produktivitas, menyelesaikan masalah pada software eksisting, atau menghemat uang Anda? Jika tidak, mungkin tidak masalah menunda upgradesetahun lagi atau lebih.

Ingat bahwa meng-upgrade operating system tidak hanya membutuhkan uang untuk membeli lisensinya, tapi juga Anda harus mengeluarkan uang buat meng-upgrade hardware untuk mendukung OS yang baru. Dan ada biaya tidak langsung, seperti biaya administratif selama proses upgrade dan pelatihan user.

Ini juga berlaku buat aplikasi produktivitas, seperti Office. Apakah Anda diuntungkan oleh fitur yang baru atau Anda biasa melakukan upgrade setiap kali versi baru diluncurkan? Banyak perusahaan menghemat uang dengan meng-upgrade ke rilis baru tertentu saja. Tentu saja, meng-upgrade itu baik, tapi lakukan dulu analisis biaya-manfaat.

Jangan Beli Jajaran Model Paling Tinggi

Suka atau tidak, hardware pada akhirnya rusak atau ketinggalan zaman. Pada waktu tiba saatnya untuk membeli komputer baru baik itu server atau desktop—Anda bisa menghemat banyak uang dengan tidak membeli jajaran model paling tinggi. Pada waktu membeli processor tercepat di pasaran misalnya, Anda mengeluarkan banyak uang. Processor yang satu tingkat di bawah mungkin jauh lebih murah.

Dan satu hal yang pasti pada industri TI adalah jajaran model paling tinggi tidak akan lama berada di atas. Dalam beberapa bulan, model lebih cepat akan keluar dan harga perangkat mahal tersebut akan jatuh seperti batu.Tentu saja, Anda juga tidak ingin berhemat dengan membeli sistem lama yang lambat. Yang paling ekonomis biasanya satu atau dua tingkat di bawah jajaran model paling tinggi.

Gabungkan Server

Virtualisasi server sudah menjadi tren dan ada alasan yang bagus: menggabungkan beberapa fisik server menjadi satu (atau lebih sedikit) mesin dengan menggunakan teknologi virtualisasi, seperti Microsoft Virtual Server, VMWare ESX Server, atau Windows Server 2008 Hyper-V, bisa menghemat pengeluaran untuk biaya hardware, biaya listrik dan pendingin, dan beban administratif.

Dedicated server sering kali tidak digunakan secara maksimal, tapi menggabungkan aplikasi/fungsi server pada komputer yang sama bisa jadi mimpi buruk administratif dan sekuriti. Dengan virtualisasi, setiap fungsi server bekerja pada komputer logikal (virtual) terpisah dan muncul di jaringan dengan nama sendiri, alamat IP sendiri, dan sebagainya, tapi komputer logikal ini berjalan pada hardware yang sama. Penggabungan server juga mengurangi besar ruangan server yang Anda butuhkan, sehingga Anda menghemat uang dalam menyewa ruang kantor.

Virtualisasi Aplikasi

Penggabungan server bukan satu-satunya penggunaan teknologi virtualisasi. Virtualisasi aplikasi dengan teknologi seperti Microsoft SoftGrid bisa menghemat uang Anda dengan mengurangi biaya administratif dalam menginstalasi, memelihara, dan troubleshooting aplikasi. Karena virtualisasi aplikasi diinstalasi pada server bukannya client, administrator tidakharus beberapa kali menginstalasi program pada komputer yang berbeda.

Virtualisasi aplikasi juga melindungi OS dan aplikasi lain dari software dengan bug, mengurangi, atau menghilangkan downtime. Dan karena virtualisasi aplikasi menggunakan resource yang lebih sedikit dibanding komputer virtual, Anda bisa menggunakan hardware yang tidak begitu mahal.

Gunakan Thin Client

Thin client merupakan cara lainnya untuk mengurangi biaya hardware dan memungkinkan Anda untuk memberikan desktop modern kepada user dengan menggunakan komputer client lama. Windows Terminal Service pada Windows Server 2003 dan Windows Server 2008 bisa dikonfi gurasi supaya user bisa mengakses desktop Windows atau memilih aplikasi pada terminal server melalui LAN atau Internet.

Seperti halnya virtualisasi aplikasi, administrasi, pemeliharaan, dan troubleshooting aplikasi dilakukan secara tersentral, sehingga menghemat pengeluaran administratif. Program bisa diinstalasi dan di-update lebih cepat , dan lebih sedikit bandwidth jaringan yang digunakan untuk aplikasi remote access. Ada banyak metode thin client, seperti teknologi baru bernama “zero client” dari Pano Logic.

Selektif dalam Menginstalasi Software Open Source

Software open source sering kali tersedia gratis, tapi banyak yang tidak memberikan garansi, program pelatihan formal, atau technical support. Update bisa ada atau bisa tidak. Beberapa organisasi kembali ke software komersial setelah menginstalasi operating system dan aplikasi open source, karena masalah ini. Kerugian lain dari beberapa produk open source terhadap bisnis adalah kurangnya integrasi dengan software komersial yang mungkin digunakan oleh bagian lain, rekanan, pelanggan, dan sebagainya. Biasanya program open source cenderung butuh keahlian teknis lebih, meskipun beberapa software telah lebih user-friendly.

Anda bisa menggunakan open source pada organisasi jika diinstalasi secara hati-hati dan selektif. Server open source (Linux/Unix-based) cocok untuk dedicated server tertentu jika Anda punya bagian TI yang mempunyai pengetahuan dan keahlian dalam OS tersebut. Operating system open source pada desktop bisa saja digunakan untuk user yang punya keahlian teknis lebih.

Aplikasi open source seperti OpenOffice yang menawarkan kompatibilitas dengan format file aplikasi komersial mungkin cocok untuk beberapa user, terutama mereka yang hanya sekali-sekali membuat dokumen dan tidak perlu fitur canggih dari program komersial seperti Word. Penilaian di mana software open source bisa diinstalasi dan pengetahuan yang memadai bisa membantu Anda dalam mengintegrasikannya ke jaringan sehingga bisa menghemat uang Anda.

Kurangi Frekuensi Rapat

Rapat memakan banyak waktu yang lebih baik dihabiskan untuk pekerjaan yang lebih produktif. Ini terjadi di semua organisasi, tanpa kecuali bagian TI. Anda bisa mengurangi waktu rapat dengan merencanakan secara saksama, membuat agenda dan tetap pada topik, serta diikuti oleh orang-orang yang benar-benar perlu hadir.

Pada banyak kasus, tujuan rapat bisa dicapai jauh lebih efisien melalui e-mail atau telephone conference. Rapat di lokasi yang jauh mempunyai beban lebih besar dalam waktu perjalanan dan pengeluaran. Jika harus melakukan komunikasi tatap muka, Anda bisa menggunakan video conference untuk menghemat waktu dan uang.

Cari Altenatif Pelatihan Baru

Pelatihan sering kali menjadi salah satu sasaran pertama ketika anggaran dikurangi, tapi menghilangkan semua pelatihan bisa menyebabkan pengeluaran perusahaan yang lebih besar pada jangka panjang. Karyawan TI perlu mengikuti perkembangan teknologi yang mereka pasang dan kelola; kesalahan bisa menyebabkan downtime yang mahal atau bahkan hilangnya data penting.

Pada waktu mengurangi pelatihan, tetap lakukan perencanaan untuk memelihara dan meng-update pengetahuan dan keahlian bagian TI. Ada beberapa cara untuk menghemat uang dalam pelatihan. Daripada menghadiri konferensi offsite yang mahal karena harus melakukan perjalanan, Anda bisa melakukan pelatihan onsite atau menggunakan pelatihan berbasis komputer dan program otodidak. untuk mencapai hal yang sama.

Dukung bagian IT untuk tetap belajar. Jika perusahaan tidak lagi bisa membayar semua pengeluaran untuk sertifi kasi karyawan misalnya, Anda masih bisa menutupi sebagian pengeluaran tersebut (seperti biaya ujian) dan/atau menawarkan insentif finansial atau yang lain—kepada karyawan yang bisa menyelesaikan pelatihan sendiri.

Ganti Link WAN Dedicated dengan VPN Lokasi ke Lokasi

Jika bisnis Anda mempunyai beberapa cabang dan Anda menggunakan dedicated leased line untuk menghubungkan mereka, mungkin kini saatnya untuk menghilangkan mahalnya link dedicated dan menggantinya dengan koneksi VPN lokasi ke lokasi. Dengan melakukan ini, perusahaan bisa menghemat biaya bulanan puluhan jutaan rupiah.

Outsource Beberapa Pekerjaan

Outsourcing merupakan isu yang sensitif. Banyak orang, mendengarnya saja, langsung berpikir pengurangan karyawan dan pekerjaan diberikan ke tangan pihak lain. Namun, outsourcing yang bijak bisa lebih memberdayakan karyawan yang ada sehingga operasional TI bisa berjalan lebih efisien dan efektif, tanpa memberikan data Anda ke orang yang mungkin ada di ujung bumi.

Sebagai contoh, dengan berkembangnya bisnis dan Anda perlu tambahan server untuk ekspansi, akan lebih murah dan mudah menggunakan layanan hosting untuk web server atau e-mail, daripada membeli hardware tambahan dan mempekerjakan karyawan baru. Sama seperti tindakan penghematan anggaran lainnya, ini bukanlah solusi yang bisa diberlakukan ke semua bidang dan Anda pertama harus mengetahui kebutuhan, membandingkan harga, dan melakukan analisis biaya manfaat untuk mengetahui apakah outsourcing merupakan pilihan yang paling ekonomis, baik untuk jangka pendek dan jangka panjang.

PENYEBABNYA TERLAMPAUINYA ANGGARAN DAN BAGAIMANA SUPAYA SESUAI TARGET

Baru saja pertengahan tahun, tapi sudah melampaui anggaran. Karena sejumlah alasan manajer TI sering kali melampaui anggaran mereka, tapi kenyataannya tidaklah harus seperti itu. Berikut adalah beberapa alasan yang biasanya menjadi penyebab:

Manajer tidak tahu cara mengelola keuangan: Sebagian besar manajer TI tidak diajari untuk mengelola keuangan. Penyusunan anggaran merupakan salah satu aspek organisasional yang tidak disukai, terutama oleh orang teknis, sehingga tidak mendapat banyak perhatian; manajer tidak memahami aspek keuangan pekerjaan mereka: banyak manajer yang tidak meluangkan waktu untuk mengulas danmemahami dinamika finansial pekerjaan mereka.

Manajer tidak mau berusaha: Karena sebagian besar tidak suka membuat anggaran, banyak yang tidak mau berusaha untuk mendapatkan informasi bagaimana membuat anggaran yang efektif dan fisibel; Manajer memberi anggaran yang “diinginkan”: Misalkan manajer meminta anggaran yang mencakup berbagai pekerjaan yangdibicarakan dalam pertemuan. Setelah draft pertama diserahkan, manajer meminta pengurangan pengeluaran untuk mendapatkan anggaran yang diinginkan. Pengubahan anggaran merupakan hal yang normal. Masalah timbul pada waktu manajer mengurangi pengeluarantapi tidak melihat kemungkinan adanya layanan atau pekerjaan yang harus dihilangkan.

Manajer membuat anggaran yang “sempurna”: Kadang manajer berusaha sebisa mungkin untuk membuat anggaran yang sempurna. Mereka menghabiskan waktu berjam-jam untuk mengumpulkan rincian semua pekerjaan, melakukan perhitungan menyeluruh terhadap pendapatan, kenaikan, dan remunerasi karyawan, rincian setiap pekerjaan baru untuk tahun depan, dan membuat anggaran yang akurat. Masalahnya adalah penyusunan anggaran merupakan suatu prediksi sehingga tidak harus akurat dan tidak ada tolerans terhadap kesalahan. Anggaran yang sempurna hampir sama sekal tidak pernah tercapai.

Manajer gagal mencapai ekpektasi pada tahun berjalan: Mengubah rencana pada tahun berjalan merupakan hal yang normal. Banyak manajer yang mengajukan pekerjaan baru tapi gagal memenuhi ekpektasi manajeman akibat dampak pekerjaan baru tersebut terhadap rencana awal.

Membuat anggaran yang efektif dan fisibel tidak sesulit yang dibayangkan. Anda harus bisa memperkirakan kejutan dan membuat langkah antisipasi untuk menghadapi mereka. Berikut adalah item yang tidak boleh ketinggalan dalam anggaran Anda:

Anggarkan semua karyawan, posisi kosong, dan rencana perekrutan baru untuk memperkirakan gaji bulanan yang harus dibayarkan; Anggarkan rencana kenaikan gaji untuk semua anggota karyawan. Perhatikan pengeluaran untuk karyawan kontrak dan konsultan karena biaya ini bisa membengkak; jangan lupa pengeluaran untuk perekrutan dan penggantian karyawan karena perekrutan tidak murah.

Di sebagian besar perusahaan, biaya telekomunikasi untuk mensupport kantor cabang bersifat dinamis, terutama jika kantor cabang beroperasional rutin. Buat rencana pertumbuhan dan pekerjaan yang realistis yang sesuai dengan ekpektasi manajemen.

Biaya tahunan pemeliharaan software jangan menjadi kejutan. Demikian juga dengan naiknya biaya untuk pemeliharaan hardware, dan sebagainya. Pastikan Anda mempunyai daftar aset yang akurat supaya bisa menganggarkan jumlah yang cukup untuk menghindari adanya kejutan dan periksa perjanjian kontrak untuk kenaikan yang terencana.

Anda harus tahu siapa yang bepergian dan siapa yang tidak. Tidak perlu seorang ilmuwan untuk memperkirakan jumlah perjalanan per bulan. Ambil perjalanan dalam sebulan dan hitung rata-rata biaya per perjalanan untuk mendapatkan jumlah pengeluaran yang diang-garkan per bulan.

Gunakan suatu konstanta biaya dan kalikan dengan jumlah karyawan, lalu bagi ke dalam 12 bulan. Jika ada biaya pelatihan yang besar, Anda bisa menganggarkannya secara terpisah pada bulan hendak digunakan; Bandingkan rencana baru dengan tren sebelumnya. Tren pengeluaran operasional sebelumnya bisa memberi banyak informasi. Gunakan mereka sebagai sumber untuk menemukan pengeluaran tertinggi dan untuk memvalidasi rencana Anda yang baru.

Buat persiapan untuk pekerjaan besar. Pekerjaan baru bisa saja membutuhkan biaya yang signifi kan. Pastikan mereka dimasukkan ke dalam anggaran; Tentukan pekerjaan apakah yang akan mempengaruhi anggaran Anda. Jika Anda menemukan sesuatu, buatlah langkah antisipasi. Jika bertanggung jawab terhadap profit dan rugi, Anda harus siap menghadapi pekerjaan mempunyai dampak finansial terhadap organisasi Anda.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s